Ces conditions existent en français et en anglais ; en cas de divergence, la version française prévaut. / These terms are available in French and English; in case of discrepancy, the French version prevails.
Conditions générales de vente – A Zesty Solution
Partie A – Conditions générales de prestation de services
- Parties
Les présentes conditions générales de prestation de services (ci-après « Conditions ») s’appliquent à toute commande, devis, ou contrat (ci-après le « Contrat ») conclu entre :
A ZESTY SOLUTION (SRL), dont le siège social est situé à 7110 La Louvière, rue Prairie Coppée 23, N° d’entreprise 1017434384, TVA BE 1017434384 (ci-après « le Prestataire »),
et
Toute personne physique ou morale (ci-après le « Client ») passant commande auprès du Prestataire.
En cas de contradiction, le Contrat (devis signé / bon de commande) prévaut sur les présentes Conditions. - Objet
Le Prestataire fournit au Client des prestations de services, notamment (sans s’y limiter) : conseil, analyse, intégration, paramétrage, développement spécifique, configuration applicative, formation, assistance et accompagnement liés à des solutions logicielles, selon le périmètre défini dans le devis et/ou le Contrat. - Contenu de la mission et livrables
3.1. Le périmètre exact des prestations figure au devis ou dans le Contrat, incluant si applicable les livrables, étapes et hypothèses.
3.2. Toute demande du Client sortant du périmètre initial (ci-après « demande additionnelle / change request ») fera l’objet d’un ajustement de planning et/ou de prix après accord écrit du Client. - Hypothèses et obligations du Client
4.1. Le Client s’engage à : fournir en temps utile toutes informations, accès et documents nécessaires à la réalisation de la mission ; garantir l’exactitude et la disponibilité des données à traiter ; respecter les exigences d’environnement (accès techniques, comptes, droits, compatibilités) ; coopérer activement aux ateliers, validations et tests si prévus au planning.
4.2. Tout retard causé par le Client ou par des tiers (accès tardifs, données incomplètes, disponibilités non respectées) prolonge automatiquement les délais du Prestataire, sans pénalité. - Délais
Les délais annoncés dans un devis sont, sauf mention contraire explicite et écrite, des délais indicatifs. Le Prestataire ne pourra être tenu responsable en cas de retard lié à des facteurs indépendants de sa volonté, notamment le non-respect par le Client de ses obligations. - Prix et modalités de paiement
6.1. Les prix sont ceux du devis / Contrat. Sauf mention contraire, les montants sont exprimés en euros et hors TVA.
6.2. Sauf modalité inverse expressément précisée dans le devis et/ou le Contrat, le Client paie sur base temps.
Le Client paie selon l’une des modalités suivantes : paiement d’un acompte à la commande, et solde à la livraison / validation ; et/ou facturation par étapes (jalons) ; et/ou facturation sur base temps (heures prestées), conformément à un relevé des interventions communiqué au Client, facturé au dernier jour de chaque mois.
6.3. Les factures sont dues dans le délai prévu au devis/Contrat. À défaut, elles sont dues dans les 30 jours de la date de facture.
6.4. En cas de défaut de paiement à l’échéance, des intérêts de retard et, le cas échéant, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement pourront être appliqués conformément aux règles applicables en Belgique.
6.5. Le Prestataire peut suspendre l’exécution de la mission, sans préavis, en cas de retard de paiement du Client, jusqu’au règlement intégral. - Réception / validation des livrables
Sauf disposition contraire au devis, les livrables sont considérés comme acceptés lorsque : le Client valide explicitement par écrit ; ou aucun retour motivé n’est émis dans un délai de 30 jours ouvrables après remise/notification.
Toute modification demandée après acceptation fera l’objet d’une demande additionnelle (cf. article 3.2). - Propriété intellectuelle (PI)
8.1. Le Prestataire conserve l’ensemble de ses droits de propriété intellectuelle sur : ses outils, méthodes, bibliothèques, templates, scripts génériques, composants réutilisables, et savoir-faire (y compris ceux développés avant ou hors du périmètre du Contrat) ; toute documentation et livrables génériques.
8.2. Sauf mention contraire au Contrat, et sous réserve du paiement intégral du prix, le Client obtient une licence d’utilisation des livrables spécifiques fournis, pour ses besoins internes, dans le cadre de l’objet du Contrat.
8.3. Les logiciels tiers (ex. licences Odoo et modules de tiers) restent soumis à leurs propres conditions de licence. - Données, confidentialité et sécurité
9.1. Les Parties s’engagent à traiter comme confidentielles les informations non publiques échangées dans le cadre du Contrat.
9.2. Les obligations de confidentialité ne s’appliquent pas aux informations : devenant publiques sans faute de la Partie receveuse ; déjà connues légalement avant communication ; obtenues légalement d’un tiers.
9.3. Le Client reste responsable des données qu’il fournit et de leurs autorisations d’utilisation. Le Prestataire met en œuvre des moyens raisonnables de sécurité dans le cadre de la mission. - Responsabilité
10.1. La responsabilité du Prestataire est limitée, sauf faute lourde ou intentionnelle, aux dommages directs prouvés résultant d’une inexécution démontrée.
10.2. Sont exclus, dans la mesure permise par la loi, les dommages indirects (perte de profit, perte de chiffre d’affaires, atteinte à la clientèle, interruption d’activité, perte de données, etc.), sauf disposition impérative contraire.
10.3. Le plafond de responsabilité est limité au montant total effectivement payé par le Client au Prestataire au titre du Contrat concerné sur la période pertinente, sauf cas d’application impérative de la loi. - Sous-traitance
Le Prestataire peut recourir à des sous-traitants pour exécuter tout ou partie de la mission, sans que cela diminue ses obligations envers le Client. - Résiliation
12.1. Chacune des Parties peut résilier le Contrat en cas de manquement grave et non corrigé dans un délai raisonnable après mise en demeure écrite.
12.2. En cas de résiliation, le Client reste redevable des prestations déjà réalisées et des coûts raisonnablement engagés jusqu’à la date de résiliation. - Force majeure
Aucune Partie n’est responsable du non-respect de ses obligations lorsque ce non-respect est dû à un cas de force majeure, tel que reconnu en droit belge, incluant notamment les événements imprévisibles, irrésistibles et indépendants de sa volonté. - Références commerciales
Sauf opposition écrite du Client, le Prestataire peut mentionner le Client comme référence (et/ou le résultat de la mission) dans ses supports commerciaux, en respectant la confidentialité des informations sensibles. - Droit applicable et tribunal compétent
Le Contrat est soumis au droit belge. En cas de litige, à défaut de règlement amiable, les tribunaux compétents du ressort de Mons/Charleroi (Belgique) sont seuls compétents. - Intégralité du Contrat
Les présentes Conditions, le devis et/ou le Contrat signé constituent l’intégralité de l’accord entre les Parties et remplacent toute communication antérieure relative à l’objet du Contrat.
Partie B – Conditions particulières d'abonnement à Spot on Loc (SaaS)
La présente Partie B s'applique à tout abonnement à la plateforme Spot on Loc, souscrit en ligne sur pro.spotonloc.com ou sur devis, et à ses options. Elle complète la Partie A (Conditions générales de prestation de services). En cas de contradiction, la Partie B prévaut pour les abonnements. L'Annexe de traitement des données (https://spotonloc.com/annexe-traitement) fait partie intégrante de la Partie B.
- Parties et définitions
1.1. Le Prestataire est A Zesty Solution SRL, décrite à l'article 1 de la Partie A. Il exploite Spot on Loc (ci-après « l'opérateur »).
1.2. Dans la présente Partie B :- « Bailleur » : le Client qui souscrit un abonnement pour gérer des biens qu'il donne en location, en son nom ou pour le compte de propriétaires.
- « Plateforme » : le service en ligne Spot on Loc, accessible sur spotonloc.com : gestion des biens et des baux, indexation, suivi des loyers, rapprochement bancaire, portail locataire et publication des biens sur la place de marché publique du site.
- « Bien » : chaque logement ou emplacement géré séparément (appartement, maison, chambre, garage, emplacement de parking…). Un garage ou un emplacement de parking loué avec un logement dans le même bail, comme option de ce logement, n'est pas compté comme un bien et ne coûte rien. Un garage ou un emplacement de parking loué seul compte comme un bien.
- « Utilisateur » : toute personne à qui le Bailleur donne un accès à son espace de gestion (lui-même, ses collaborateurs).
- « Locataire » : la personne qui loue un bien du Bailleur, y compris les colocataires.
- « Candidat » : la personne qui envoie une demande de location pour un bien publié.
- « Données du Bailleur » : les données encodées ou produites dans l'espace du Bailleur par ses Utilisateurs, ses Locataires et ses Candidats.
- Objet
2.1. Le Prestataire donne au Bailleur, sous forme d'abonnement, un accès à la Plateforme hébergée par le Prestataire, ainsi qu'aux options commandées. Le Bailleur dispose d'un droit d'accès et d'utilisation personnel et non transférable pendant la durée de l'abonnement. L'article 17 précise les licences du logiciel.
2.2. La Plateforme est un outil. Le Prestataire n'est ni propriétaire, ni agent immobilier, ni partie aux baux, et il ne donne pas de conseil juridique, fiscal ou comptable. Le Bailleur vérifie les documents produits avec la Plateforme (baux, lettres d'indexation, appels de loyer, rappels) avant de les envoyer ou de les signer. - Compte et utilisateurs
3.1. Après la commande, le Prestataire crée l'espace du Bailleur et lui envoie un lien d'inscription par e-mail. Chaque Bailleur dispose d'un espace séparé : ses Utilisateurs ne voient pas les données des autres bailleurs.
3.2. Le Bailleur donne des informations exactes et les tient à jour. Il désigne ses Utilisateurs, veille à ce qu'ils respectent la présente Partie B et répond de leurs actes. Les identifiants sont personnels et confidentiels.
3.3. Le Bailleur peut inviter ses Locataires sur le portail locataire. Les conditions d'utilisation du site spotonloc.com s'appliquent à eux.
3.4. Le Bailleur prévient sans délai le Prestataire de toute utilisation non autorisée de son espace, à l'adresse contact@spotonloc.com. - Abonnement
4.1. La commande est conclue lorsque le Bailleur a accepté les présentes conditions (case à cocher lors de la commande en ligne, ou acceptation du devis). L'espace est ouvert dans un délai raisonnable après la commande.
4.2. L'abonnement porte sur un nombre de biens. La Plateforme limite le nombre de biens gérés à ce nombre. Le Bailleur peut ajouter des biens à tout moment ; l'ajout est facturé au prorata de la période en cours. Une réduction du nombre de biens prend effet à la période suivante.
4.3. L'abonnement est mensuel ou annuel. Il se renouvelle tacitement pour une période de même durée, sauf résiliation selon l'article 9 [à confirmer : rappel avant le renouvellement d'un abonnement annuel d'un Bailleur consommateur]. Le passage de la formule mensuelle à la formule annuelle, ou l'inverse, prend effet à la fin de la période en cours. - Prix et paliers
5.1. Par dérogation à l'article 6.1 de la Partie A, les prix des abonnements et des options sont exprimés en euros, TVA belge comprise.
5.2. Le prix est fixé par bien et par mois :- de 1 à 4 biens : 5,99 € par bien et par mois ;
- de 5 à 20 biens : 4,99 € par bien et par mois, pour tous les biens de l'abonnement ;
- au-delà de 20 biens, et pour les agences immobilières : prix sur devis.
5.3. La formule annuelle coûte le prix de dix mois pour douze mois d'abonnement (deux mois offerts).
5.4. Les prix applicables sont ceux affichés sur pro.spotonloc.com ou dans le devis au moment de la commande. Le Prestataire peut modifier ses prix pour les périodes futures en prévenant le Bailleur par e-mail au moins 30 jours avant l'échéance suivante. Le Bailleur qui n'accepte pas le nouveau prix peut résilier son abonnement avant cette échéance, sans frais. - Offre de bienvenue et parrainage
6.1. Offre de bienvenue : à sa première souscription, le Bailleur reçoit six mois offerts sur tous ses biens à compter de la souscription ; ensuite, le tarif par bien (5,99 € TVAC par mois ou 59,90 € par an ; 4,99 € / 49,90 € à partir de 5 biens) s'applique à chaque bien selon la formule choisie. L'offre est accordée une seule fois par Bailleur [à confirmer : critère, par exemple le numéro d'entreprise ou la personne physique].
6.2. Le Prestataire rappelle par e-mail la fin de la période offerte au moins [à confirmer : 15] jours avant son terme. À cette date, le Bailleur choisit la formule mensuelle ou annuelle. Sans ce choix, l'abonnement est clôturé et l'article 8.3 s'applique [à confirmer]. Rien n'est gratuit sans limite de durée.
6.3. Parrainage : le code de parrainage d'un Bailleur est l'identifiant de son espace sur la Plateforme. Le nouveau Bailleur qui indique ce code à sa souscription (le « filleul ») reçoit treize mois offerts sur tous ses biens [à confirmer : à la place de l'offre de bienvenue, sans cumul ; nombre maximal de biens].
6.4. Le Bailleur qui a donné son code (le « parrain ») reçoit un bien offert pendant six mois pour chaque bail en cours du filleul sur la Plateforme [à confirmer : moment où le bail compte (activation du bail ou premier loyer payé), plafond, avantage limité au nombre de biens souscrits par le parrain].
6.5. Les avantages de bienvenue et de parrainage sont des remises sur l'abonnement. Ils n'ont pas de valeur en argent, ne sont pas remboursables et prennent fin avec l'abonnement du bénéficiaire. Un Bailleur ne peut pas se parrainer lui-même, directement ou par une société liée. En cas d'abus ou de fraude, le Prestataire peut retirer l'avantage obtenu. - Options
7.1. Boîte e-mail personnalisée : 2 € par boîte et par mois [à confirmer : adresse proposée et fournisseur de la boîte]. La boîte est réservée à un usage professionnel licite. L'envoi de messages non sollicités (spam) est interdit et peut entraîner la suspension de l'option.
7.2. Domaine propre : 20 € une fois, pour relier un nom de domaine du Bailleur à ses pages [à confirmer : le Bailleur reste titulaire du domaine et paie son enregistrement à son registraire].
7.3. Migration et mise en route : comprises dans l'abonnement. Le Prestataire reprend les données que le Bailleur lui fournit dans un format exploitable, selon une obligation de moyens. Le Bailleur vérifie les données reprises.
7.4. Connexion bancaire : elle n'est pas vendue par le Prestataire. Le Bailleur qui le souhaite enregistre sa propre application auprès du prestataire Enable Banking et y relie ses comptes, sous un contrat qu'il conclut lui-même avec ce prestataire. La Plateforme héberge le connecteur et sa documentation. Le Prestataire n'est pas responsable des interruptions dues à la banque ou à ce prestataire. - Paiement et impayés
8.1. L'abonnement est payable d'avance, au début de chaque période, par le moyen de paiement choisi à la commande [à confirmer : prestataire de paiement en ligne et prélèvement automatique à chaque échéance]. Les factures sont envoyées par e-mail et restent disponibles dans l'espace client de pro.spotonloc.com.
8.2. En cas d'échec de paiement, le Prestataire prévient le Bailleur par e-mail. L'article 6.4 de la Partie A s'applique, dans le respect des règles impératives qui protègent le Bailleur consommateur [à vérifier : Livre XIX du Code de droit économique].
8.3. Si la facture reste impayée 15 jours après l'échéance, l'abonnement est clôturé automatiquement et l'espace du Bailleur est suspendu : ses Utilisateurs ne peuvent plus se connecter [à confirmer : effet sur le portail locataire, les biens publiés et les e-mails automatiques aux Locataires]. Les Données du Bailleur sont conservées comme prévu à l'article 12. Le Bailleur qui paie le montant dû et souscrit de nouveau retrouve son espace. - Durée et résiliation
9.1. Le Bailleur peut résilier son abonnement à tout moment depuis son espace client de pro.spotonloc.com ou par e-mail à contact@spotonloc.com. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours. La période entamée reste due et n'est pas remboursée [à confirmer : pour un abonnement annuel d'un Bailleur consommateur].
9.2. Le Prestataire peut résilier l'abonnement en cas de manquement grave du Bailleur, selon l'article 12.1 de la Partie A. Il peut suspendre l'espace sans délai en cas d'utilisation manifestement illicite ou de risque pour la sécurité de la Plateforme ou des autres bailleurs, en prévenant le Bailleur.
9.3. Si le Prestataire arrête le service Spot on Loc, il prévient le Bailleur au moins [à confirmer : 3] mois à l'avance et rembourse la partie payée et non utilisée de l'abonnement.
9.4. À la fin de l'abonnement, pour quelque cause que ce soit, l'article 12 s'applique. - Données du Bailleur et protection des données
10.1. Le Bailleur est responsable du traitement des données personnelles de ses Locataires, de ses Candidats, de leurs garants et des autres personnes qu'il encode dans la Plateforme. Le Prestataire agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : il traite ces données uniquement pour fournir le service, selon les instructions du Bailleur et selon l'Annexe de traitement des données.
10.2. Le Bailleur s'assure que ses traitements sont licites : base légale, information des personnes, données exactes et limitées à ce qui est nécessaire. Il n'encode pas de données sensibles sans base légale [à vérifier : numéro de registre national, copies de cartes d'identité, mention d'une garantie CPAS].
10.3. Le Prestataire est responsable du traitement des données de son propre client : compte, abonnement, facturation et échanges avec le support. Ce traitement est décrit dans la politique de confidentialité (https://spotonloc.com/confidentialite).
10.4. Le Bailleur reste propriétaire des Données du Bailleur. Le Prestataire ne les vend pas et ne les utilise pas à d'autres fins que la fourniture du service. - Accès du support aux données du Bailleur
11.1. Le personnel du Prestataire n'accède à l'espace du Bailleur que dans les cas suivants : à la demande du Bailleur (support), pour la migration et la mise en route, pour résoudre un incident ou un problème de sécurité, ou lorsque la loi l'impose.
11.2. L'accès est limité à ce qui est nécessaire. Chaque accès est consigné avec sa date, la personne et le motif [à confirmer : registre des accès]. Si un accès a lieu sans demande du Bailleur, le Prestataire l'en informe ensuite, sauf interdiction légale. - Conservation des données après la clôture et export
12.1. Pendant l'abonnement, le Bailleur peut exporter ses données depuis la Plateforme (listes en tableur, documents en PDF) [à confirmer : formats d'export].
12.2. Après la clôture de l'abonnement, l'espace est suspendu et les Données du Bailleur sont conservées pendant 6 mois. Pendant ce délai, le Bailleur peut demander un export complet de ses données [à confirmer : gratuit] ou rouvrir son espace en souscrivant de nouveau.
12.3. À la fin de ce délai, le Prestataire supprime les Données du Bailleur de la Plateforme. Les copies de sauvegarde sont effacées au fil de leur rotation, au plus tard [à confirmer : 4] mois après la suppression. Le Prestataire peut confirmer la suppression par écrit.
12.4. Le Bailleur reste tenu de conserver ses propres documents pendant les délais légaux qui s'appliquent à lui (par exemple ses pièces comptables). Il les exporte avant la suppression. Le Prestataire conserve les données de facturation de l'abonnement pendant les délais légaux qui s'appliquent à lui. - Publication des biens sur la place de marché
13.1. Le Bailleur peut publier ses biens sur le site public spotonloc.com. Une annonce publiée montre : le nom et le type du bien, la rue et la commune de l'immeuble (sans numéro de boîte), le loyer, les charges, le total mensuel, la classe PEB, la description, les photos, les options et la disponibilité.
13.2. Le Bailleur est seul responsable du contenu de ses annonces : exactitude, mentions imposées par la réglementation régionale (notamment le loyer, les charges et le certificat PEB), absence de discrimination, droits sur les photos et les textes. Il accorde au Prestataire, pendant l'abonnement, le droit gratuit de montrer ces contenus sur le site pour faire connaître ses biens.
13.3. Les demandes des Candidats sont transmises au Bailleur, qui décide seul de la suite. Le Prestataire ne choisit pas les locataires.
13.4. Le Prestataire peut retirer une annonce manifestement illicite ou signalée comme abusive, en prévenant le Bailleur. - Disponibilité et maintenance
14.1. Le Prestataire met en œuvre des moyens raisonnables pour que la Plateforme soit accessible en permanence (obligation de moyens, sans niveau de service garanti). Il fait une sauvegarde quotidienne des données, chiffrée et conservée chez un autre prestataire, dans l'Union européenne.
14.2. La Plateforme peut être interrompue pour une maintenance, une mise à jour, une panne ou en raison de tiers (hébergeur, réseau, banques). Les maintenances prévues sont annoncées à l'avance lorsque c'est possible.
14.3. Le support est assuré par e-mail à contact@spotonloc.com, les jours ouvrables [à confirmer : délai de réponse].
14.4. La Plateforme évolue. Le Prestataire peut modifier ou retirer une fonction. S'il retire une fonction essentielle, il prévient le Bailleur au moins 30 jours à l'avance, et le Bailleur peut résilier sans frais avant ce retrait. - Responsabilité
15.1. L'article 10 de la Partie A s'applique. Le plafond de responsabilité est égal aux montants payés par le Bailleur au titre de l'abonnement au cours des 12 mois qui précèdent le fait dommageable, sans montant minimum.
15.2. Rien dans la présente Partie B n'exclut ni ne limite la responsabilité du Prestataire en cas de dol, de faute intentionnelle ou de faute lourde.
15.3. Le Prestataire n'est pas responsable : du contenu encodé ou publié par le Bailleur ; des baux, de leur exécution et des relations entre le Bailleur et ses Locataires ; des documents envoyés par le Bailleur sans vérification ; des interruptions dues à la banque ou au prestataire de connexion bancaire ; des dommages dus à l'utilisation des identifiants du Bailleur par un tiers.
15.4. Les droits impératifs reconnus au Bailleur consommateur ne sont pas affectés. - Bailleurs consommateurs
16.1. Le Bailleur personne physique qui loue ses biens en dehors de toute activité professionnelle peut être un consommateur [à confirmer : critère et effets pour un bailleur privé]. Les règles impératives qui le protègent s'appliquent en plus de la présente Partie B.
16.2. Le Bailleur consommateur peut se rétracter sans motif dans les 14 jours de la conclusion du contrat, par une déclaration claire envoyée à contact@spotonloc.com [à confirmer : formulaire type de rétractation]. S'il a demandé que l'accès commence pendant ce délai, il paie un montant proportionnel au service fourni jusqu'à sa rétractation ; pendant une période offerte, ce montant est nul. Le droit de rétractation ne s'applique plus à la migration entièrement exécutée avec son accord exprès.
16.3. La clause sur les tribunaux de l'article 19 ne prive pas le Bailleur consommateur des règles impératives sur le choix du tribunal. - Propriété intellectuelle et code source
17.1. Le nom Spot on Loc, le logo, la documentation et les textes du service appartiennent au Prestataire.
17.2. La Plateforme repose sur Odoo Community (licence LGPL-3) et sur des modules de l'Odoo Community Association (licence AGPL-3). Spot on Loc n'est pas affilié à Odoo S.A. Les modules propres à Spot on Loc sont distribués sous licence AGPL-3. Les utilisateurs de la Plateforme peuvent en obtenir le code source sur demande à contact@spotonloc.com. Ces licences donnent les droits qu'elles décrivent ; la présente Partie B ne les limite pas.
17.3. Le prix de l'abonnement rémunère le service hébergé, la maintenance et le support, pas une licence de logiciel. - Modification des conditions
Le Prestataire peut modifier la présente Partie B. Il prévient le Bailleur par e-mail au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur. La nouvelle version s'applique à partir de la période suivante. Le Bailleur qui ne l'accepte pas peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur. Une modification imposée par la loi peut s'appliquer plus tôt. - Droit applicable et tribunaux
La présente Partie B est soumise au droit belge. Comme le prévoit l'article 15 de la Partie A, les litiges relèvent des tribunaux de l'arrondissement judiciaire du Hainaut, division Mons ou Charleroi. Le Bailleur consommateur garde le bénéfice de l'article 16.3. - Langue et documents contractuels
20.1. La présente Partie B existe en français et en anglais. En cas de divergence, la version française prévaut.
20.2. Le contrat d'abonnement comprend le devis ou la commande, la présente Partie B, l'Annexe de traitement des données et la Partie A. Pour la protection des données, l'Annexe prévaut. Pour le reste, l'ordre de priorité est : le devis ou la commande, la Partie B, puis la Partie A.
Terms and conditions of sale – A Zesty Solution
Part A – General terms and conditions of service
- Parties
These general terms and conditions of service (the "Terms") apply to any order, quotation or contract (the "Contract") entered into between:
A ZESTY SOLUTION (SRL), with registered office at rue Prairie Coppée 23, 7110 La Louvière (Belgium), company number 1017434384, VAT BE 1017434384 (the "Provider"),
and
any natural or legal person (the "Customer") placing an order with the Provider.
In case of conflict, the Contract (signed quotation / purchase order) prevails over these Terms. - Purpose
The Provider supplies the Customer with services including (without limitation): consulting, analysis, integration, configuration, custom development, application setup, training, assistance and support related to software solutions, within the scope defined in the quotation and/or the Contract. - Scope of the assignment and deliverables
3.1. The exact scope of the services is set out in the quotation or the Contract, including, where applicable, deliverables, milestones and assumptions.
3.2. Any request from the Customer outside the initial scope ("additional request / change request") will lead to an adjustment of schedule and/or price after the Customer's written approval. - Assumptions and Customer obligations
4.1. The Customer undertakes to: provide in due time all information, access and documents needed to perform the assignment; guarantee the accuracy and availability of the data to be processed; meet the environment requirements (technical access, accounts, rights, compatibility); actively take part in workshops, validations and tests when scheduled.
4.2. Any delay caused by the Customer or by third parties (late access, incomplete data, unavailability) automatically extends the Provider's deadlines, without penalty. - Deadlines
Unless explicitly agreed otherwise in writing, deadlines stated in a quotation are indicative. The Provider cannot be held liable for delays caused by factors beyond its control, in particular the Customer's failure to meet its obligations. - Prices and payment terms
6.1. Prices are those of the quotation / Contract. Unless stated otherwise, amounts are in euros and exclusive of VAT.
6.2. Unless the quotation and/or the Contract expressly provides otherwise, the Customer pays on a time basis. The Customer pays according to one of the following methods: a down payment on order and the balance on delivery / acceptance; and/or invoicing by milestones; and/or invoicing on a time basis (hours worked), according to a statement of work sent to the Customer, invoiced on the last day of each month.
6.3. Invoices are due within the period set out in the quotation/Contract, or failing that within 30 days of the invoice date.
6.4. In case of late payment, late-payment interest and, where applicable, a fixed recovery-cost indemnity may be charged in accordance with Belgian law.
6.5. The Provider may suspend the assignment without notice if the Customer is late in paying, until full payment. - Acceptance of deliverables
Unless the quotation provides otherwise, deliverables are deemed accepted when the Customer explicitly accepts them in writing, or when no reasoned feedback is given within 30 working days after delivery/notification. Any change requested after acceptance is an additional request (see article 3.2). - Intellectual property
8.1. The Provider retains all intellectual property rights on its tools, methods, libraries, templates, generic scripts, reusable components and know-how (including those developed before or outside the Contract), and on any generic documentation and deliverables.
8.2. Unless the Contract provides otherwise, and subject to full payment of the price, the Customer obtains a licence to use the specific deliverables supplied, for its internal needs, within the purpose of the Contract.
8.3. Third-party software (e.g. Odoo licences and third-party modules) remains subject to its own licence terms. - Data, confidentiality and security
9.1. The Parties shall keep confidential any non-public information exchanged under the Contract.
9.2. Confidentiality obligations do not apply to information that becomes public without fault of the receiving Party, that was lawfully known before disclosure, or that was lawfully obtained from a third party.
9.3. The Customer remains responsible for the data it supplies and for the authorisations to use it. The Provider implements reasonable security measures within the assignment. - Liability
10.1. Except in case of gross negligence or wilful misconduct, the Provider's liability is limited to proven direct damage resulting from a demonstrated failure to perform.
10.2. To the extent permitted by law, indirect damage (loss of profit, loss of turnover, loss of customers, business interruption, loss of data, etc.) is excluded, unless mandatory law provides otherwise.
10.3. Liability is capped at the total amount actually paid by the Customer to the Provider under the Contract concerned over the relevant period, unless mandatory law applies. - Subcontracting
The Provider may use subcontractors to perform all or part of the assignment, without reducing its obligations towards the Customer. - Termination
12.1. Either Party may terminate the Contract in case of a serious breach not remedied within a reasonable time after written notice.
12.2. On termination, the Customer remains liable for the services already performed and the costs reasonably incurred up to the termination date. - Force majeure
Neither Party is liable for failing to meet its obligations when the failure is due to force majeure as recognised under Belgian law, including unforeseeable, irresistible events beyond its control. - Commercial references
Unless the Customer objects in writing, the Provider may mention the Customer (and/or the result of the assignment) as a reference in its marketing material, while respecting the confidentiality of sensitive information. - Governing law and jurisdiction
The Contract is governed by Belgian law. Failing an amicable settlement, the competent courts of Mons/Charleroi (Belgium) have exclusive jurisdiction. - Entire agreement
These Terms, the quotation and/or the signed Contract constitute the entire agreement between the Parties and supersede any prior communication on the subject of the Contract.
Part B – Specific terms for the Spot on Loc subscription (SaaS)
This Part B applies to any subscription to the Spot on Loc platform, taken online on pro.spotonloc.com or on quotation, and to its options. It supplements Part A (General terms and conditions of service). In case of conflict, Part B prevails for subscriptions. The Data processing annex (https://spotonloc.com/en/data-processing-annex) forms an integral part of Part B.
- Parties and definitions
1.1. The Provider is A Zesty Solution SRL, described in article 1 of Part A. It operates Spot on Loc (the "operator").
1.2. In this Part B:- "Lessor": the Customer who subscribes to manage units that it lets, in its own name or on behalf of owners.
- "Platform": the Spot on Loc online service, available on spotonloc.com: management of units and leases, indexation, rent follow-up, bank reconciliation, tenant portal and publication of units on the public marketplace of the website.
- "Unit": each dwelling or space managed separately (flat, house, room, garage, parking space…). A garage or parking space let together with a dwelling under the same lease, as an option of that dwelling, is not counted as a unit and is free. A garage or parking space let on its own counts as a unit.
- "User": any person to whom the Lessor gives access to its management space (the Lessor, its staff).
- "Tenant": the person who rents a unit from the Lessor, including co-tenants.
- "Candidate": the person who sends a rental request for a published unit.
- "Lessor Data": the data entered or produced in the Lessor's space by its Users, its Tenants and its Candidates.
- Purpose
2.1. The Provider gives the Lessor subscription-based access to the Platform hosted by the Provider, and to the options ordered. The Lessor has a personal, non-transferable right to access and use the Platform for the duration of the subscription. Article 17 sets out the software licences.
2.2. The Platform is a tool. The Provider is not an owner, not a real estate agent and not a party to the leases, and it gives no legal, tax or accounting advice. The Lessor checks the documents produced with the Platform (leases, indexation letters, rent calls, reminders) before sending or signing them. - Account and users
3.1. After the order, the Provider creates the Lessor's space and emails it a sign-up link. Each Lessor has a separate space: its Users do not see the data of other lessors.
3.2. The Lessor gives accurate information and keeps it up to date. It appoints its Users, makes sure they follow this Part B and is liable for their acts. Credentials are personal and confidential.
3.3. The Lessor may invite its Tenants to the tenant portal. The terms of use of the website spotonloc.com apply to them.
3.4. The Lessor informs the Provider without delay of any unauthorised use of its space, at contact@spotonloc.com. - Subscription
4.1. The order is concluded when the Lessor has accepted these terms (checkbox at online checkout, or acceptance of the quotation). The space is opened within a reasonable time after the order.
4.2. The subscription covers a number of units. The Platform limits the number of units managed to that number. The Lessor may add units at any time; additions are charged pro rata for the current period. A reduction of the number of units takes effect at the next period.
4.3. The subscription is monthly or yearly. It renews automatically for a period of the same length, unless cancelled under article 9 [to confirm: reminder before the renewal of a yearly subscription of a consumer Lessor]. A switch from the monthly to the yearly plan, or the reverse, takes effect at the end of the current period. - Prices and tiers
5.1. By way of derogation from article 6.1 of Part A, subscription and option prices are in euros, Belgian VAT included.
5.2. The price is set per unit and per month:- from 1 to 4 units: €5.99 per unit per month;
- from 5 to 20 units: €4.99 per unit per month, for all the units of the subscription;
- above 20 units, and for real estate agencies: price on quotation.
5.3. The yearly plan costs the price of ten months for twelve months of subscription (two months free).
5.4. The applicable prices are those shown on pro.spotonloc.com or in the quotation at the time of the order. The Provider may change its prices for future periods by informing the Lessor by email at least 30 days before the next renewal. A Lessor who does not accept the new price may cancel its subscription before that renewal, free of charge. - Welcome offer and referral
6.1. Welcome offer: at its first subscription, the Lessor gets six months free on all its units from the subscription; afterwards, the price per unit (€5.99 VAT included per month or €59.90 per year; €4.99 / €49.90 from 5 units) applies to each unit according to the plan chosen. The offer is granted once per Lessor [to confirm: criterion, for example the company number or the natural person].
6.2. The Provider sends an email reminder of the end of the free period at least [to confirm: 15] days before it ends. On that date, the Lessor chooses the monthly or the yearly plan. Without that choice, the subscription is closed and article 8.3 applies [to confirm]. Nothing is free for an unlimited time.
6.3. Referral: a Lessor's referral code is the identifier of its space on the Platform. A new Lessor who enters this code when subscribing (the "referred Lessor") gets thirteen months free on all its units [to confirm: instead of the welcome offer, not combined; maximum number of units].
6.4. The Lessor who gave its code (the "referrer") gets one unit free for six months for each running lease of the referred Lessor on the Platform [to confirm: when a lease counts (activation of the lease or first rent paid), cap, benefit limited to the number of units subscribed by the referrer].
6.5. Welcome and referral benefits are discounts on the subscription. They have no cash value, are not refundable and end with the beneficiary's subscription. A Lessor cannot refer itself, directly or through a related company. In case of abuse or fraud, the Provider may withdraw the benefit obtained. - Options
7.1. Custom mailbox: €2 per mailbox per month [to confirm: address offered and mailbox provider]. The mailbox is for lawful professional use only. Sending unsolicited messages (spam) is forbidden and may lead to the suspension of the option.
7.2. Own domain: €20 once, to link a domain name of the Lessor to its pages [to confirm: the Lessor remains the holder of the domain and pays its registration to its registrar].
7.3. Migration and set-up: included in the subscription. The Provider imports the data supplied by the Lessor in a usable format, under an obligation of means. The Lessor checks the imported data.
7.4. Bank connection: it is not sold by the Provider. A Lessor who wants it registers its own application with the provider Enable Banking and links its accounts there, under a contract it concludes itself with that provider. The Platform hosts the connector and its documentation. The Provider is not liable for interruptions caused by the bank or by that provider. - Payment and unpaid invoices
8.1. The subscription is payable in advance, at the start of each period, with the payment method chosen at the order [to confirm: online payment provider and automatic charge at each renewal]. Invoices are sent by email and remain available in the customer space of pro.spotonloc.com.
8.2. If a payment fails, the Provider informs the Lessor by email. Article 6.4 of Part A applies, subject to the mandatory rules that protect a consumer Lessor [to check: Book XIX of the Code of Economic Law].
8.3. If the invoice remains unpaid 15 days after the due date, the subscription is closed automatically and the Lessor's space is suspended: its Users can no longer log in [to confirm: effect on the tenant portal, the published units and the automatic emails to Tenants]. The Lessor Data is kept as provided in article 12. A Lessor who pays the amount due and subscribes again gets its space back. - Term and termination
9.1. The Lessor may cancel its subscription at any time from its customer space on pro.spotonloc.com or by email to contact@spotonloc.com. Cancellation takes effect at the end of the current period. The started period remains due and is not refunded [to confirm: for a yearly subscription of a consumer Lessor].
9.2. The Provider may terminate the subscription in case of a serious breach by the Lessor, under article 12.1 of Part A. It may suspend the space without delay in case of clearly unlawful use or of a risk for the security of the Platform or of the other lessors, informing the Lessor.
9.3. If the Provider stops the Spot on Loc service, it informs the Lessor at least [to confirm: 3] months in advance and refunds the paid and unused part of the subscription.
9.4. At the end of the subscription, for whatever reason, article 12 applies. - Lessor Data and data protection
10.1. The Lessor is the controller of the personal data of its Tenants, its Candidates, their guarantors and the other persons it enters in the Platform. The Provider acts as processor within the meaning of article 28 of the GDPR: it processes this data only to provide the service, on the Lessor's instructions and under the Data processing annex.
10.2. The Lessor makes sure that its processing is lawful: legal basis, information of the people concerned, accurate data limited to what is necessary. It does not enter sensitive data without a legal basis [to check: national register number, copies of identity cards, mention of a CPAS guarantee].
10.3. The Provider is the controller of the data of its own customer: account, subscription, invoicing and exchanges with support. This processing is described in the privacy policy (https://spotonloc.com/en/privacy).
10.4. The Lessor remains the owner of the Lessor Data. The Provider does not sell it and does not use it for any purpose other than providing the service. - Support access to the Lessor's data
11.1. The Provider's staff accesses the Lessor's space only in the following cases: at the Lessor's request (support), for the migration and set-up, to solve an incident or a security problem, or when the law requires it.
11.2. Access is limited to what is necessary. Each access is recorded with its date, the person and the reason [to confirm: access register]. If an access takes place without a request of the Lessor, the Provider informs the Lessor afterwards, unless the law forbids it. - Data retention after closing and export
12.1. During the subscription, the Lessor can export its data from the Platform (lists as spreadsheets, documents as PDF) [to confirm: export formats].
12.2. After the subscription is closed, the space is suspended and the Lessor Data is kept for 6 months. During that period, the Lessor may request a full export of its data [to confirm: free of charge] or reopen its space by subscribing again.
12.3. At the end of that period, the Provider deletes the Lessor Data from the Platform. Backup copies are erased as they rotate, at the latest [to confirm: 4] months after the deletion. The Provider can confirm the deletion in writing.
12.4. The Lessor remains bound to keep its own documents for the legal periods that apply to it (for example its accounting records). It exports them before the deletion. The Provider keeps the invoicing data of the subscription for the legal periods that apply to it. - Publication of units on the marketplace
13.1. The Lessor may publish its units on the public website spotonloc.com. A published listing shows: the name and type of the unit, the street and municipality of the building (without box number), the rent, the charges, the monthly total, the EPC class, the description, the photos, the options and the availability.
13.2. The Lessor is solely responsible for the content of its listings: accuracy, information required by regional rules (in particular the rent, the charges and the EPC certificate), absence of discrimination, rights to the photos and texts. During the subscription, it grants the Provider the free right to show this content on the website to make its units known.
13.3. Candidates' requests are passed on to the Lessor, who alone decides what to do with them. The Provider does not choose tenants.
13.4. The Provider may remove a listing that is clearly unlawful or reported as abusive, informing the Lessor. - Availability and maintenance
14.1. The Provider uses reasonable efforts to keep the Platform available at all times (obligation of means, with no guaranteed service level). It makes a daily backup of the data, encrypted and kept with another provider, in the European Union.
14.2. The Platform may be interrupted for maintenance, an update, a failure or because of third parties (host, network, banks). Planned maintenance is announced in advance when possible.
14.3. Support is provided by email at contact@spotonloc.com, on working days [to confirm: response time].
14.4. The Platform evolves. The Provider may change or remove a feature. If it removes an essential feature, it informs the Lessor at least 30 days in advance, and the Lessor may cancel free of charge before that removal. - Liability
15.1. Article 10 of Part A applies. The liability cap equals the amounts paid by the Lessor for the subscription during the 12 months before the event causing the damage, with no minimum amount.
15.2. Nothing in this Part B excludes or limits the Provider's liability for fraud, wilful misconduct or gross negligence.
15.3. The Provider is not liable for: content entered or published by the Lessor; the leases, their performance and the relations between the Lessor and its Tenants; documents sent by the Lessor without checking them; interruptions caused by the bank or by the bank connection provider; damage caused by the use of the Lessor's credentials by a third party.
15.4. The mandatory rights of a consumer Lessor are not affected. - Consumer lessors
16.1. A Lessor who is a natural person and lets its units outside any professional activity may be a consumer [to confirm: criterion and effects for a private lessor]. The mandatory rules that protect a consumer apply in addition to this Part B.
16.2. A consumer Lessor may withdraw without giving any reason within 14 days of the conclusion of the contract, by a clear statement sent to contact@spotonloc.com [to confirm: model withdrawal form]. If it asked for access to start during that period, it pays an amount proportional to the service supplied until withdrawal; during a free period, this amount is zero. The right of withdrawal no longer applies to a migration fully performed with its express consent.
16.3. The court clause of article 19 does not deprive a consumer Lessor of the mandatory rules on the choice of court. - Intellectual property and source code
17.1. The Spot on Loc name, the logo, the documentation and the texts of the service belong to the Provider.
17.2. The Platform is built on Odoo Community (LGPL-3 licence) and on modules of the Odoo Community Association (AGPL-3 licence). Spot on Loc is not affiliated with Odoo S.A. The modules specific to Spot on Loc are distributed under the AGPL-3 licence. Users of the Platform can obtain their source code on request at contact@spotonloc.com. These licences grant the rights they describe; this Part B does not limit them.
17.3. The subscription price pays for the hosted service, maintenance and support, not for a software licence. - Changes to the terms
The Provider may change this Part B. It informs the Lessor by email at least 30 days before the change takes effect. The new version applies from the next period. A Lessor who does not accept it may cancel free of charge before it takes effect. A change required by law may apply sooner. - Governing law and courts
This Part B is governed by Belgian law. As provided in article 15 of Part A, disputes fall under the courts of the judicial district of Hainaut, Mons or Charleroi division. A consumer Lessor keeps the benefit of article 16.3. - Language and contract documents
20.1. This Part B exists in French and in English. In case of discrepancy, the French version prevails.
20.2. The subscription contract consists of the quotation or the order, this Part B, the Data processing annex and Part A. For data protection, the Annex prevails. Otherwise, the order of priority is: the quotation or the order, Part B, then Part A.